Gestion des documents

Cette section présente la gestion des documents dans le logiciel FormApp.

Principe

FormApp permet d'associer des fichiers aux entités suivantes :

  • Animateurs
  • Structures animateurs
  • Entreprises
  • OPCO
  • Sites
  • Sessions

Plusieurs types de documents sont gérés par FormApp :

  • PDF
  • Word
  • Excel
  • Images
  • Mails Outlook

Note : Les documents liés à une session sont administrés depuis les liens "Prévisions", "Synthèse" et "Terminés"

Le comportement de la zone "Contenu" s'ajuste automatiquement au type de fichier sélectionné. Par exemple, un fichier Excel affiche les feuilles et les cellules du document.
Il est alors possible de le modifier directement à l'écran et de sauvegarder les changements en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

Les messages Outlook ne sont pas visibles directement dans la zone Contenu, il faut double-cliquer dessus pour les ouvrir.

Comment ajouter un document à une entité ?

Solution 1 : Par le biais d'un sélecteur

  • Cliquer sur "Modifier"
  • cliquer sur le bouton "Ajouter" dans l'onglet "Documents".
  • Une fenêtre de navigation permet de choisir le fichier à rajouter.
  • Cliquer sur "Valider".

Solution 2 : Par drag and drop

  • Cliquer sur "Modifier" et ouvrir l'explorateur Windows.
  • Il est possible de faire du drag and drop de fichiers directement dans la zone de liste.

Solution 3 (pour les mails) :

  • Cliquer sur "Modifier" et ouvrir Outlook.
  • Il est possible de faire du drag and drop de mails directement dans la zone de liste.

Comment administrer les fichiers ?

Le bouton "Dossier" affiche une fenêtre dédiée à la gestion des fichiers. Il est possible à ce niveau d'effectuer, via un clic-droit, tout un ensemble d'opérations comme, par exemple :

  • Renommer un fichier scan avec un libellé pertinent
  • Sélectionner un ou plusieurs fichiers pour les copier dans un mail Outlook
  • Supprimer plusieurs fichiers
  • …

Tous les fichiers sont stockés dans un répertoire Windows dédié. Ce dossier unique est entièrement sous votre contrôle et votre responsabilité (autorisations, sauvegardes...)